ERP که از برنامه ریزی منابع سازمانی گرفته شده است، راهی است به منظور یکپارچه کردن اطلاعات و پروسه های یک سازمان به یک سیستم واحد. سیستم های ERP معمولا دارای اجزای زیادی شامل سخت افزار و نرم افزار می باشد، به منظور رسیدن به یکپارچگی، بیشتر سیستم های ERP از پایگاه دادههای یکپارچهای در ذخیره اطلاعاتی که از عملکردهای متفاوت در سرتاسر سازمان بدست می اید استفاده می کنند.
واژه ERP اصالتا اشاره به نحوه برنامه ریزی یک سازمان بزرگ در استفاده از منابع گسترده سازمانی دارد. در گذشته، سیستم های ERP بیشتر در شرکت های صنعتی بزرگ مورد استفاده قرار می گرفت. به هر حال امروزه استفاده از ERP تغییر کرده است و بسیار گسترده شده است، امروزه این واژه در بیشتر شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد، و تفاوتی بین صنایع وجود ندارد. درحقیقت، سیستم های ERP در بیشتر انواع سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد- چه کوچک چه بزرگ.
امروزه سیستم های ERP می توانند طیف وسیعی از عملکردها را پوشش دهند و انها را در یک پایگاه داده واحد یکپارچه کنند. به عنوان مثال عملکردهایی نظیر منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری، تامین مالی، عملکردهای ساخت و عملکردهای مدیریت انبار، که در گذشته به صورت مستقل انجام می شدند، امروزه همه انها در زیر یک چتر-سیستم ERP – جمع شده اند
یکپارچگی مسئله کلیدی در ERP
یکپارچگی یک بخش بسیار مهم در یک سیستم ERP می باشد. هدف اصلی ERP یکپارچه کردن اطلاعات و پروسه های تمامی نواحی یک سازمان می باشد و متحد کردن انها به منظور دسترسی ساده و گردش کار روان می باشد. معمولا ERP یکپارچگی را بوسیله ایجاد کردن یک پایگاه داده واحد انجام می دهد که از مدول های نرم افزاری چندگانه در ایجاد کردن نواحی متفاوتی از یک سازمان با عملکردهای تجاری متنوع استفاده می کند.
سیستم ERP ایده ال:
یک سیستم ERP ایدهال هنگامی است که یک پایگاه داده منفرد مورد استفاده قرار بگیرد و شامل تمامی اطلاعات برای مدول های نرم افزاری متنوع باشد. این مدول های نرم افزاری می توانند شامل:
ساخت: برخی از عملکردها شامل:مهندسی، توانایی، مدیریت گردش کار، کنترل کیفیت، لیست مصالح، و غیره می باشد.
مالی: حساب های پرداختی، حساب های دریافتنی، دارایی های ثابت، معین عام و مدیریت جریان مالی
منابع انسانی: مزایا، اموزش، لیست حقوق، زمان و خدمات
مدیریت زنجیره تامین: لیست موجودی، برنامه ریزی زنجیره تامین، زمانبندی تامین کنندگان، پردازش درخواست، دستورالعمل ثبت، خرید، و غیره
پروژه ها: قیمت گذاری، صدور صورت حساب، مدیریت فعالیت، زمان و هزینه و غیره
مدیریت ارتباط با مشتری: فروش و بازار یابی، خدمات، کمیسیون، ارتباط با مشتری.
همانطور که می دانیم، کیفیت محصول یکی از مواردی است که در موفقیت پروژه تاثیر بسزایی دارد. یکی از ابزارهای کلیدی مدیریت پروژه به منظور تحویل دادن کیفیت و کارایی محصول پروژه، مدیریت پیکربندی میباشد.
مدیریت پیکربندی تکنیکی است که در مدیریت کردن بهبود ویژگی و روشهای کار در پروژه های توسعهای مورد استفاده قرار میگیرد. این تکنیک در دهه 1950 در صنایع دفاعی امریکا بوجود امد و امروزه تبدیل به ابزاری نسبتا ضروری در کنترل کارایی و کیفیت اجزا در ساختار شکست محصول و روش های کار در ساختار شکست کار شده است و در انواع مختلف پروژه ها قابل کاربرد می باشد. مدیریت پیکربندی ویژگی های ساختار شکست محصول را کنترل می کند، و محصولی که توسط یک پروژه تولید می شود را به عنوان ترکیبی از اجزا معرفی می کند، که این پیکربندی میتواند به اشکال مختلفی باشد: یک ماشین، یک فضاپیما، نقشه، سیستم های نرم افزاری و غیره. هر جزیی از این اجزا پیکره بندی را می توان به عنوان یک پیکربندی در نظر گرفت که خود از اجزای دیگری تشکیل شده است.
مدیریت پیکربندی یک سری از روش های کاری مناسب می باشد که به منظور غلبه کردن بر عدم یقینها و تغییرها و بدست اوردن تعهد ارکان های مختلف پروژه در حین این که پروژه در حال شکل گیری می باشد، مورد استفاده قرار می گیرد. به منظور این که مدیریت پیکربندی بخصوص در پروژه های پیچیده موثر باشد، باید دارای رویکردی استوار و سیستماتیک باشد و از همان اغاز، ساختار به گونه ای باشد که از ان حمایت کند، که این بدین معنی می باشد که افراد مشخصی باید مسولیت مدیریت پیکربندی را بر عهده داشته باشند و همچنین وجود یک سری از روش های کاری که مورد تایید مدیریت ارشد باشد. وجود یک شورای نظارت با مسولیت تایید ویژگی های محصول و تایید تغییرات ویژگی های محصول ضروری است.
در این مطلب، رویکرد نوین «مدیریت بر مبنای پروژه» در مدیریت سازمان ارائه می شود که در آن، مدیر برای اداره بهتر سازمان، فعالیت‌ها را به صورت پروژه تعریف کرده و بر انجام آنها نظارت می‌کند. علاوه‌بر این، امروزه بسیاری از سازمانها، اهداف سازمان را به صورت پروژه‌های چند ماهه یا چند ساله تعریف کرده و میزان دستیابی به این اهداف را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. این رویکرد نوین، مدیریت بر مبنای پروژه (MBP) نامیده می‌شود. برای بیان فرهنگ و ساختار و همچنین مزایا و معایب این رویکرد، می‌بایستی ابتدا پروژه و ویژگی‌ها و همچنین مراحل آن را بشناسیم. پروژه، معمولاً به صورت مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی صورت میگیرد، تعریف می‌شود. (شیرمحمدی، 1381) از دید ترنر پروژه تلاش یا فعالیتی است که در آن انسان یا منابع مادی یا مالی به گونه خلاقانه ای سازماندهی می شوند تا محدوده کاری مشخص و منحصر به فردی را انجام دهند. کاری با مشخصات داده شده و محدودیت های زمانی و مالی، تا به تغییرات مطلوب که از قبل به صورت کیفی و کمی مشخص شده است برسیم. (Turner, 1999) به بیانی دیگر پروژه تلاشی که در آن منابع (مالی، مادی، انسانی و...) برای رسیدن به تغییری سودمند به صورت جدیدی سازماندهی می شوند تا محدوده یکتایی از محصول با مشخصات معین و در یک محدوده زمانی و هزینه معین برای رسیدن به تغییری مطلوب که اهداف آن به صورت کیفی و کمی مشخص شده است بدست آید. تعریف استاندارد PMBOK عبارت است از اینکه: پروژه فعالیتی موقت است که برای تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت منحصر بفرد به کار می‌رود. بر طبق این تعریف، پروژه دارای این ویژگی‌هاست:
1. موقتی بودن: به این معنا که وقتی پروژه‌ای تعریف می‌شود، می‌بایستی زمان شروع و اتمام آن کاملاً مشخص باشد.
2. محصول و خدمات منحصر بفرد: یعنی پروژه‌ها از نظر محصول یا محیط منحصر به فرد بوده و اگر پروژه‌ای پس از اتمام، به صورت مداوم در سازمان اجرا شود، به آن عملیات گفته می‌شود.
سازمان PMI، در PMBOK مدیریت پروژه را به صورت به‌کارگیری دانش مهارت، ابزار و تکنیک‌ها برای طرح‌ریزی و انجام فعالیت‌ها مطابق با نیازها و انتظارات ذینفعان تعریف می‌کند. ذینفعان کسانی هستند که به صورت فعال در پروژه حضور داشته و یا علائق و سلایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی در نتایج اجرای پروژه و تکمیل آن اثر بگذارد. مدیریت پروژه هنر و علمی است که چشم انداز Vision را به واقعیت reality تبدیل می کند. . (Turner, 1999) همچنین، استاندارد مجموعه دانش مدیریت پروژه PMBOK بیان می‌کند که برای مدیریت مؤثر پروژه، علاوه‌بر ابزار و تکنیک‌ها، ساختار تجزیه کار، آنالیز مسیر بحرانی و به‌کارگیری دانش و مهارت آن، به 5 کاردانی و خبرگی نیازمند است:
1. مجموعه دانش مدیریت پروژه
2. به‌کارگیری دانش، استانداردها و قوانین
3. فهم محیط پروژه
4. دانش و مهارت‌های عمومی مدیریت
5. مهارت‌های بین فردی (ارتباط با افراد)
ترنر، هفت ویژگی لازم برای مدیران موفق پروژه را بر می‌شمارد:
1. توانایی حل مسئله
2. نتیجه محور بودن
3. با انرژی، مبتکر و خلاق بودن
4. اعتماد به نفس
5. داشتن چشم‌انداز
6. ارتباطات
7. توانایی مذاکره . (Turner, 1999)
در سال 2003 انستیتو مدیریت پروژه امریکا (PMI) مدل استاندارد بلوغ سازمانی مدیریت پروژه یا OPM3 را براساس تجارب حاصله از اجرای استاندارد PMBOK ارائه نمود. این مدل جهت کمک به سازمانهائی طراحی شده که دارای فعالیتهای پروژه‌ای بوده و قصد دارند استراتژیهای خود را با موفقیت بمرحله اجرا گذراند.
این مدل متشکل از 3 عنصر کلیدی متعامل با هم میباشد:
دانش، ارزیابی و بهبود.
- عنصر دانش که طی آن استفاده کننده بر محتوای استاندارد PMBOK مسلط شده و با ایده مدیریت سازمانی و همچنین بلوغ سازمانی مدیریت پروژه و متدولوژی مربوطه آشنا میگردد.
- عنصر ارزیابی که طی آن سازمان موقعیت جاری خود را با استاندارد تعیین نموده و ضعفها و قوتهای خودش را شناسایی می‌کند. در این عنصر روشها، فرایندها و رویههایی که یک سازمان میتواند با استفاده از آنها میزان بلوغ خودش را ارزیابی کند ارائه میگردد.
- عنصر بهبود که ارائه دهنده مسیر و فرایند حرکت از وضع موجود به وضعیت بلوغ یافته است. در این عنصر تغییرات و بهبودهای اصلی که منتهی به افزایش بلوغ و از بین بردن نقاط ضعف مشخص شده در عنصر ارزیابی است.
OPM3 برای استفاده در سازمانهایی کاربرد دارد که بطور ماهوی درگیر فعالیتهای مدیریت پروژه میباشند. نقطه قوت این مدل اتصالی است که بین برنامهریزی استراتژیک و اجرا برقرار نموده بصورتی که نتایج و خروجیهای هر پروژه را قابل پیشبینی، قابل اطمینان و پایدار نموده و همبستگی بین نتایج و موفقیت سازمان را بصورت زیر برقرار مینماید:
- بهترین تجارب را در پشتیبانی اجرایی استراتژی سازمانی از طریق اجرای موفقیتآمیز پروژه‌ها تعیین مینماید.
- توانمندیهای ویژه هر سازمان و وابستگیهای بین آنها را تعیین مینماید.
- توانمندیها و بهترین تجارب سازمان را نه تنها در مدیریت پروژه بلکه در فرایندهای کسب و کار و برنامهریزیهای اجرایی مشخص می‌کند.
- ارائه دهنده ابزاری برای ارزیابی بلوغ سازمانی مرتبط با توانمندیها و بهترین تجارب میباشد.
- ارائهدهنده مبانی اولیهای است که سازمانها میتوانند به کمک آنها بلوغ مدیریت پروژه خود را بهبود بخشند.
- ارائهدهنده راهنمای انعطاف پذیری در بکارگیری برای هر سازمانی با نیازهای خاص خود میباشد.
- این مدل بر مبنای استاندارد PMBOK استوار بوده که در سطح جهان رواج دارد.
- از تجارب مدیران پروژه، متخصصین و مشاوران صدها پروژه در صنایع مختلف و مناطق جغرافیایی مختلف بهرهمند میباشد.
تعاریف ریسک و مدیریت ریسک
ریسک پروژه عبارت است از یک رخداد یا وضعیت که همواره با عدم قطعیت همراه است و در صورت پیشامد آن اثرات مثبت یا منفی بر یکی از اهداف اجرایی پروژه خواهد داشت. بنابراین محدوده تعریف به هر یک از نقاط مثبت یا منفی که بتواند هدف از پیش تعیین شده را به نحوی تغییر دهند اختصاص می یابد. اما در هر صورت یک ریسک با دو مشخصه سبب و پیامد قابل بیان می باشد. از ریسک تعاریف دیگری نیز ارائه شده است از جمله :
- اتفاق افتادن احتمالات واقعه ای نا مطلوب
- رویدادی که با احتمال شناخته شده ای روی می دهد
- امکان حادث شدن واقعه ای از پیش برنامه ریزی نشده که ماهیتی منفی در آن نهفته بر حسب احتمال وقوع آن واقعه و شدت و عوارض و پیامدهای آن واقعه
مدیریت ریسک فرآیندی سیستماتیک جهت تعریف، تحلیل و پاسخگویی به سیستمها می باشد. مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیندهایی است که برنامه ریزی مدیریت، شناخت، تحلیل ، واکنش ها و کنترل و پایش ریسک های یک پروژه را رهبری می کند. هدف مدیریت ریسک پروژه افزایش احتمالات و دوره تکرار رخدادهای مطلوب و کاهش احتمال وقوع رخدادهای نا مطلوب و یا کاهش شدت اثرات منفی وقایع نامطلوب را دارا می باشد. این فرآیند را می توان یک فرآیند تصمیم گیری ، جهت انتخاب و اجرای با صرفه ترین تکنیک ها و اقدامات در رویارویی با ریسک های مختلف سیستم جهت به حداقل رساندن آن ریسک در سیستم دانست.
سازمان ها کارهای خود را از دو طریق انجام می دهند :
۱- انجام عملیات
۲- انجام پروژه
خصوصیات مشترک پروژه ها و عملیات ها عبارتند از :
۱- هر دو توسط افراد اجرا می شوند
۲- هر دو با محدودیت منابع مواجهند
۳- هر دو شامل مراحل برنامه ریزی ، اجرا و کنترل هستند
تفاوت پروژه ها و عملیات ها عبارت است از :
۱- عملیات ها مداوم و تکراری هستند در حالیکه پروژه ها موقتی و یکتا می باشند
A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result
مثال هایی از انواع پروژه ها: