در سال 1906 اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو[1] یک فرمول ریاضی برای توصیف توزیع نابرابر ثروت در کشور خود ابداع کرد. او مشاهده کرده بود که بیست درصد از مردم بیش از هشتاد درصد ثروت را در اختیار دارند. در سالهای پایانی دهه 1940، دکتر ژوزف جوران[2] به اشتباه قانون 20/80 را به پارتو نسبت داد و آنرا اصل پارتو خواند (که نه یک اصل بلکه یک حقیقت اجتماعی در آن سالهای ایتالیا بود). گرچه این نامگذاری اشتباه بود، لیکن اصل یا قاعده پارتو که گاهی بدین نام خوانده می شود، می تواند ابزار بسیار موثری برای کمک به مدیریت اثربخش باشد.
این قاعده از کجا آمده است؟
پس از اینکه پارتو مشاهدات خود را انجام داده و فرمول خویش را ابداع نمود، بسیاری از محققین پدیده های مشابهی را در زمینه تخصصی خویش مورد بررسی قرار دادند. پیشتاز مدیریت کیفیت دکتر ژوزف جوران که در سالهای دهه 1930 و 1940 در آمریکا زندگی می کرد، یک اصل جهانشمول را شناسایی کرد که آنرا “اندکهای حیاتی و بسیارهای کم اهمیت[3]” نامید و بصورت مکتوب در آورد. فقدان دقت کافی در کار اولیه ای که انجام داده بود باعث شد، آنرا بسط نظرات اقتصادی پارتو در زمینه ای وسیعتر بدانند. نام اصل، پارتو باقی ماند، شاید به این علت که از نامگذاری دکتر جوران برای گوش خوشایندتر بود.
در نتیجه، مشاهدات دکتر جوران از “اندکهای حیاتی و بسیارهای کم اهمیت”، یعنی این اصل که بیست درصد چیزی اغلب مسئول 80 درصد نتایج است، تحت عنوان اصل پارتو یا قاعده 20/80 باقی ماند.
این قاعده به چه معنا است؟
قاعده 20/80 بدین معنا است که در هرچیزی، میزان اندکی (20 درصد) دارای اهمیت حیاتی و بسیاری (80 درصد) کم اهمیت و یا دارای اهمیت ناچیز است. در مورد پارتو این قاعده بدین معناست که 20 درصد مردم 80 درصد ثروت را در اختیار دارند. در کار اولیه جوران چنین بیان شده است که 20 درصد نواقص باعث 80 درصد مشکلات می شوند. مدیران پروژه ها می دانند که 20 درصد کار (اولین ده درصد و آخرین ده درصد) 80 درصد زمان و منابع را صرف می کند. می توانیم قاعده 20/80 را در مورد تقریباً هرچیزی بکار ببریم، از علم مدیریت گرفته تا جهان فیزیک.
بعنوان مثال، شاید توجه کرده باشید که 20 درصد از لوازم شما بیش از 80 درصد فضای انبار خانه را اشغال می کنند و نیز 80 درصد لوازم را 20 درصد از فروشندگان عرضه کرده اند. همچنین 80 درصد فروش ناشی از فعالیت 20 درصد کارکنان بخش فروش است. بیست درصد کارکنان شما مسئول 80 درصد مشکلات هستند اما بیست درصد دیگر، هشتاد درصد تولید را فراهم می کنند. این قاعده در هر دو مورد صادق است.
این قاعده چگونه می تواند بما کمک کند؟
ارزش اصل پارتو برای یک مدیر در این است که به او متذکر می شود بر 20 درصد چیزهای مهم تمرکز کند. از میان کارهایی که در طول روز انجام می دهیم، تنها 20 درصد دارای اهمیت واقعی هستند آن 20 درصد، 80 درصد نتایج را تولید می کنند. باید این موارد مهم را شناسایی نموده و بر آنها تمرکز کرد. برنامه کاری روزانه خود را مرور کنید. اگر بتوان از موردی طرفنظر کرد، اگر چیزی از قلم افتاده است، بدانید که به آن20 درصد امور مهم تعلق ندارد.
در آن زمان یک تئوری مدیریت رواج داشت که پیشنهاد می کرد اصل پارتو را بعنوان مولد مدیریت فوق ستاره تعبیر کنند. بنا به ادعای این تئوری، از آنجایی که 20 درصد نیروهای کاری مسئول تولید 80 درصد از دستاوردها هستند، ما بعنوان یک مدیر باید وقت محدود خود را بر مدیریت تنها آن 20 درصد محدود کنیم، افرادیکه فوق ستاره نامیده می شوند. این تئوری مغشوش است، زیرا از این حقیقت غفلت می کند که 80 درصد وقت ما صرف امور مهم می شود. کمک به افراد در جهت ارتقا و پیشرفت کاری، استفاده مناسبتری از زمان است و کمک می نماید دستاوردهای خوب مبدل به دستاوردهای فوق العاده شوند. اصل پارتو را در مورد تمام فعالیتهایمان می‌توانیم بکار بریم، اما در استفاده از آن باید نهایت احتیاط و خردمندی را اعمال کرد.
اصل پارتو و یا بعبارتی قاعده 20/80 می تواند بعنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و بما یادآور شود که 80 درصد زمان و انرژی خود را بر 20 درصد آنچه واقعاً مهم است، متمرکز کنیم. تنها هوشمندانه کار نکنید، بلکه هوشمندانه بر روی چیزهای درست و مهم کار کنید.